13/02/2019

Columna Opinión: “La importancia de una digitalización efectiva”

"Para que se pueda digitalizar un trámite en cualquier organización, es absolutamente necesario que se defina un proceso claro de cada paso de esta operación, partes involucradas, flujos de datos, tiempos asociados, etc. Es decir, primero es necesario definir qué se quiere hacer, y luego cómo se hará; al tener toda esta información, la implementación o digitalización en sí, resulta mucho más simple", comenta Gustavo G. Suhit, Executive Director & I+D, de Biometrika, empresa socia de Chiletec.

Actualmente, el concepto de digitalización está casi en la mayoría de los requerimientos de las empresas, sin importar que sean privadas o públicas, grandes o pequeñas, con o sin fines de lucro. El concepto de “digitalizar”, se incorporó casi como una necesidad irreversible.

En un principio se hablaba de digitalización al escanear documentos, subirlos a manejadores documentales, indexarlos a metadatos, y de esa forma mejorar la búsqueda de dichos documentos para completar operaciones relacionadas con estos. Posteriormente, se amplió este concepto a la generación en sí del documento de forma electrónica, validándolo legalmente.

Para que se pueda digitalizar un trámite en cualquier organización, es absolutamente necesario que se defina un proceso claro de cada paso de esta operación, partes involucradas, flujos de datos, tiempos asociados, etc. Es decir, primero es necesario definir qué se quiere hacer, y luego cómo se hará; al tener toda esta información, la implementación o digitalización en sí, resulta mucho más simple.

Esta definición de procesos es un proyecto aparte en sí, lo que permite -una vez concluido el proceso- tomar la decisión de digitalizarlo o no. Para hacer una analogía, los proyectos de digitalización son similares a la incorporación de un ERP a una empresa: no es simplemente comprar un software y llenarlo de datos, sino más bien existe una definición previa de la forma en que la compañía desea trabajar, de acuerdo con los productos y servicios que ofrece, a los trabajadores que posee, a la forma de administración que pretende, entre otras. 

No importa el tamaño de la empresa, la diferencia está en que, en una compañía o empresa grande, puede haber personas solo dedicadas a la definición, revisión y ajustes de estas definiciones de procesos; mientras que, en una pyme, el tiempo debe ser compartido con las demás tareas.

De nuevo aplicando la analogía del ERP, se debe considerar un componente de apoyo constante en la gestión del cambio. Muchas veces los mismos usuarios que desean la digitalización, boicotean el proyecto por miedo al cambio, o simplemente porque no lo entienden o no ven el beneficio real del cambio en la forma de trabajo.

Por último, es importante poder cuantificar claramente las mejoras obtenidas: ahorros de tiempo, mejoras en seguridad, ahorros en dinero, mejoras medioambientales, aceleración de cierres de negocio, entre otros tantos beneficios.     

La buena noticia es que actualmente existen diversas empresas que ofrecen este tipo de servicios, completos y necesarios para hacer de cada digitalización, una digitalización efectiva. Mostrar la amplia oferta, es parte de los objetivos de la actual y recientemente creada Mesa de Trabajo de Digitalización de Pymes Chiletec.

 

 

 

Gustavo G. Suhit

Executive Director & I+D

Biometrika, empresa socia de Chiletec

 

 

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