Meses atrás, la Corte Suprema ratificó el hecho de que una empresa pueda revisar correos de trabajadores sólo en casos calificados. En este contexto, los abogados Reusser y Fernández -pertenecientes a la firma Fernández y Cía., empresa partner de Chiletec-, opinan "considerando que los actuales criterios de los tribunales cambian de juzgado en juzgado, creemos que es “relativamente seguro” poder revisar los correos de los trabajadores en la medida que se cumplan ciertos estándares específicos".

En derecho no suele haber afirmaciones absolutas, no hay realidades en blanco o negro por lo que, cambiando algunas pequeñas variables, la respuesta que se dé a la pregunta que corona esta columna, puede ser absolutamente distinta.

Esta pregunta surge a raíz de una serie de titulares recientes en la prensa nacional, que señalan que la “Corte Suprema ratifica que empresa puede revisar correos de trabajadores en casos calificados”, lo que daría a entender que este es un asunto relativamente resuelto.

La verdad es que esa impresión se aleja de la realidad, pues se trata de un asunto que no está del todo zanjado, y al que deberá responderse que, en principio, el empleador no está facultado para hacer tal cosa.

Por ende, la pregunta en cuestión debe reformularse: ¿bajo qué circunstancias puede el empleador revisar el correo electrónico de los empleados?

Pues bien, considerando que los actuales criterios de los tribunales cambian de juzgado en juzgado, y que incluso los sentenciadores entendieron que era blanco, y otro día, a la luz de diferentes circunstancias, podrían considerarlo gris perla, creemos que es “relativamente seguro” poder revisar los correos de los trabajadores en la medida que se cumplan con los siguientes estándares:

a) Dicha posibilidad debe estar expresamente considerada en el contrato de trabajo o en el Reglamento interno de la empresa (atención, en varios países, entre ellos Costa Rica, incluso eso es considerado ilegal).

b) El empleador debe perseguir un fin legítimo o buscar proteger derechos o bienes jurídicos de importancia. Por ejemplo, la vida privada de sus trabajadores, o el derecho de propiedad intelectual sobre las creaciones de la empresa.

c) No debe existir ningún medio más idóneo para lograr con eficacia la protección de los derechos o bienes que se quiere resguardar. Si, por ejemplo, el problema trata sobre el hurto de documentación clave del negocio, pero en formato papel, será muy difícil sostener ante los jueces la validez del registro y lectura de los correos electrónicos.

d) Se debe tratar de una medida necesaria, dado que no existe ninguna otra menos lesiva o menos agresiva para lograr el fin perseguido.

e) Debe ser una medida proporcionada en relación a los derechos o bienes que se quiere proteger; a nadie le parecerá razonable cazar moscas con disparos de cañón.

¿Qué hacer frente al caso concreto?

Pues bien, decir las cosas en abstracto puede parecer relativamente sencillo, pero como dice el proverbio “otra cosa es con guitarra”. En efecto, para bien o para mal, resulta ser que cada caso responde a su propio mérito: en algunos, estos estándares se cumplirán claramente y en otros no. Es más, las opiniones podrían variar en torno a si se cumplen o no con tales requisitos. Es por lo mismo que es fundamental que antes de tomar cualquier decisión al respecto usted se asesore por un abogado y, en base a esto, elija sus opciones.

Lo anterior es importante pues, si esta medida no es utilizada con buen criterio, puede ser fuente de problemas tales como el inicio de acciones laborales de los trabajadores por vulneración de derechos fundamentales, con todas las sanciones que ello implica, entre ellas, la imposibilidad de contratar con el Estado por 2 años.

Ahora bien, ¿puede el empleador regular el uso del correo electrónico y en general de las tecnologías entregadas a los trabajadores?

Una pregunta distinta, pero muy relacionada con lo anterior, es si acaso puedo establecer directrices en torno al uso de estas tecnologías. Acá, la respuesta es mucho más clara: por supuesto que el empresario puede regular el uso de los medios y sistemas informáticos de su titularidad, según ha sostenido la Dirección del Trabajo en su antiguo Dictamen Ord. 260/19 de 2002. Ello porque esto es parte de su derecho de supervisar la forma en que se efectúan las tareas laborales.

En este sentido, el empleador puede:

a) Regular el uso del correo electrónico en la empresa, ordenando incluso que los correos que envíen los trabajadores vayan con copia de determinadas personas.

b) Restringir el tiempo de uso de la navegación en Internet al interior de la empresa, así como el tipo de sitios a visitar.

c) Prohibir el uso de determinados servicios, como los de streaming, que suelen consumir muchos recursos al interior de una red.

La regulación debe hacerse en el Reglamento de Higiene y Seguridad y, en el caso de las empresas tecnológicas, se sugiere que esto incluso conste en el propio contrato de trabajo, pero siempre teniendo presente que esta normativa interna debería fundarse en razones atendibles pues, eventualmente, un tribunal o una instancia administrativa podría cuestionar la razonabilidad de las medidas adoptadas, pues en el siglo XXI la mera arbitrariedad ya no tiene lugar en las relaciones laborales.

Carlos Reusser y Fernando Fernández

Abogados de Fernández y Cía., empresa colaboradora de Chiletec.